Oprogramowanie wiki staje się jednym z podstawowych narzędzi współpracy grupowej. Analitycy rynku oraz praktycy biznesu zgodnie twierdzą, że to jedna z najbardziej perspektywicznych form komunikacji wewnętrznej firmy.

Zebraliśmy praktyczne porady, które pozwolą z sukcesem wdrożyć wiki w Twojej organizacji. Nasz poradnik opieramy na doświadczeniu z Wiki tworzonymi dla dużych i mały firm, stowarzyszeń i organizacji rządowych.  Pełen poradnik można bezpłatnie pobrać z www.divante.pl, niżej prezentujemy wybrane fragmenty.

Projekt pilotażowy
Wdrożenie wiki w wielu korporacjach zaczyna się od przeprowadzenia projektu pilotażowego.
Projekt pilotażowy pozwala na tworzenie i rozwijanie wiki w kontrolowanym środowisku, pracę z małą liczbą grup, przekazywanie im przydatnych wskazówek i rozwijanie przykładów użycia wiki aby pokazać innym jak korzystać z oprogramowania.

Pilotaż pozwala również na stworzenie odpowiednich struktur administracyjnych i wsparcia, szczególnie działu technicznego, które będą pomocne przy rozrastaniu się wiki.

Dwa ważne szczegóły do zapamiętania przy prowadzeniu projektu pilotażowego proponowane przez współpracującego z nami Stewart’a Mader’a:

  1. Nie wybieraj jedynie zwolenników nowych technologii do testów. Staraj się pozyskać pracowników o różnym stopniu umiejętności. Zwolennicy nowych technologii lubią nowinki. To dobrze, ale istnieje zagrożenie, że jeśli w projekcie pilotażowym będą uczestniczyć tylko takie osoby, to kiedy inni pracownicy dowiedzą się od nich o projekcie, nie zwrócą na to aż tak dużej uwagi. Będą przecież wiedzieć, że zwolennicy nowych technologii lubują się w tego typu przedsięwzięciach.
    Uwagę zwykłych pracowników zwróci natomiast osoba, która na początku była sceptyczna wobec całego przedsięwzięcia albo zwykły użytkownik, który jest średnio zainteresowany i trzeba go przychylnie usposobić do wdrażanego projektu. Jeśli taki człowiek może opowiedzieć o tym, że na początku do projektu podchodził raczej z rezerwą i potrzebował czegoś, co go przekona, a teraz jest jego zwolennikiem, to jego historia będzie miała wielki wpływ na innych.
  2. Drugą ważną przy projekcie pilotażowym rzeczą jest fakt, ze można podczas jego prowadzenia stworzyć dobre przykłady zastosowania wiki. Pozwolą one innym osobom w Twojej organizacji zobaczyć, w jaki sposób pierwsze grupy użytkowników korzystały z wiki. W tym samym czasie pracownicy, którzy byli w tych początkowych zespołach mogą stać się nową grupą osób informujących innych w Twojej organizacji – współpracowników, znajomych, czy nawet osoby, których spotykają na stołówce – o korzyściach z używania wiki. To jest naprawdę ważne. To jest klucz to wspierania wdrażanych przez Ciebie rozwiązań przez szeregowych pracowników.

Spotkanie startowe
Takie spotkanie jest dla Twojego zespołu dobrym sposobem na zebranie wszystkich razem, w tym samym pomieszczeniu o tym samym czasie jeśli to możliwe, aby podjąć decyzje dotyczące korzystania z wiki i aby zacząć z niej korzystać.

Podczas tego typu spotkania możesz zrobić trzy ważne rzeczy.

  1. Wszyscy przychodzą na nie ze świadomością, że każda osoba w zespole zaczyna od tego samego miejsca. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której jeden z pracowników myśli, że inna osoba lepiej zna się na wiki i może wtedy stwierdzić: „Ja w takim razie pozwolę, aby ktoś inny był osobą zajmującą się wiki i nie będę się o to martwić”.
    Istnienie wiki zależy od aktywnego udziału całej społeczności, więc lepiej unikać sytuacji, w której jedna osoba jest wyznaczona do prowadzenia wiki, a wszyscy inni przekazują tej osobie zadania z tym związane. Wszyscy powinni czuć się na siłach do aktywnego udzielania się przy prowadzeniu wiki. Zebranie wszystkich na spotkaniu pomaga dostrzec, że wszyscy startują z tego samego miejsca, a to wzmacnia więź, która tworzy się podczas redagowania zawartości wiki.
  2. Wszyscy mogą podejmować decyzje dotyczące tego, jak będą wykorzystywać wiki: do zarządzania projektem, pisania dokumentacji albo też do ustalania programów zebrań. Te decyzje są bardzo istotne, ponieważ jeśli wszyscy podejmują przynajmniej początkowe decyzje wspólnie, to są duże szanse, że będą się ich trzymać i wiki ma szansę na dobry start. Inne sposoby wykorzystania wiki mogą pojawić się podczas używania wiki, ale najważniejsze jest to, że wszyscy zgadzają się co do podstaw.
  3. Możliwość rozpoczęcia dodawania treści do wiki w tym samym czasie. To jest ważne, ponieważ spotkanie się kończy i wszyscy wracają do swoich zwykłych zadań, projektów, spotkań itp. Jeśli nie zaczną wtedy używać wiki, to stwierdzą „No dobrze, to ja zacznę korzystać z wiki jutro czy od przyszłego tygodnia” i nie zaczynają w ogóle. Ale jeśli wszyscy przy pierwszym spotkaniu stworzą kilka pierwszych stron i zaczną dodawać do nich treść, po powrocie do swoich zajęć współpraca będzie już trwała. Gdy wszystko już działa i ludzie zainwestowali już w przedsięwzięcie trochę swojego czasu, jest bardziej prawdopodobne, że będą się tego trzymać i współpraca będzie trwała.

Syndrom pustej strony
Systemy wiki są bardzo elastyczne ale podczas wdrożenia może okazać się do ich minusem. Często nazwa się tę sytuację syndromem pustej strony. Syndrom polega na tym, że użytkownik loguje się do systemy i nie wie jak zacząć używać oprogramowania.

Można uniknąć tej sytuacji poprzez stworzenie wstępnej struktury danych wiki. Taka struktura może obejmować katalogi i najważniejsze strony – tak aby nowy użytkownik zobaczył praktyczne wykorzystanie wiki.

Pełną wersję publikacji można bezpłatnie pobrać ze stron www.divante.pl.