Artykuł ukazał się w serwisie Nowy Marketing.

 

Pytanie zawarte w tytule na pewno spędza sen z powiek osobom podejmującym decyzję o powierzeniu projektu wykonania nowego sklepu lub serwisu internetowego firmy.

W przypadku administracji państwowej wybór agencji jest prosty – cena czyni cuda (parafrazując pewne hasło reklamowe.) Na szczęście w przypadku prywatnego biznesu cena to tylko jedna ze składowych oferty i warto wiedzieć na co jeszcze zwrócić uwagę.

W większości przypadku wybór agencji interaktywnej poprzedzony jest szeregiem spotkań bezpośrednich lub konsultacji e-mailowych i telefonicznych. Przedstawiciele agencji starają się, co zrozumiałe, zaprezentować ją jako najlepszą do wykonania postawionego przed nim zadania. Zwykle pada wiele deklaracji i informacji o tym w jaki sposób projekt będzie realizowany. W jaki więc sposób jako klient zorientować się co jest ważne w podjęciu ostatecznej decyzji? W dalszej części artykułu przedstawię trzy podstawowe zagadnienia jakimi powinien zainteresować się klient.

Portfolio i doświadczenie w branży

Siła agencji to przede wszystkim jej doświadczenie i wcześniejsze realizacje. Kiedy jest kiepskie, to nawet najbardziej urokliwy sprzedawca nie będzie w stanie obronić oferty przed dociekliwym klientem. Warto więc zadać przynajmniej kilka pytań w tym zagadnieniu.

1. Czy agencja posiada portfolio wcześniejszych realizacji?

Tak jak już wspomniałem jest to zwykle jedno z podstawowych pytań zadawanych na etapie ofertowania. Klient powinien zapoznać się z wcześniejszymi projektami i ocenić sposób ich realizacji. Nie bez znaczenia jest odpowiedź na trywialne z pozoru pytanie – czy styl graficzny stosowany przez agencję po prostu mi się podoba. Dobrze również spojrzeć chronologicznie na całe portfolio – czy projekty są z czasem coraz lepszy, a może wręcz odwrotnie.

2. Które z przedstawionych realizacji działają do dnia dzisiejszego? Jakie przynoszą wyniki?

Czasami agencje w swoim portfolio umieszczają również realizacje, które nigdy nie trafiły finalnie do Internetu. Projekty te nie działają lub zostały wdrożone w zupełnie innej konfiguracji. W tym momencie dobrze zapytać o to, dlaczego tak się stało? Jakie były tego powody? Natomiast jeżeli agencja pokazała działające projekty, to dobrze zainteresować się wynikami jakie są przez nie osiągane. Czy wdrożone sklepy sprzedają? Czy wdrożone serwisy realizują postawione przed nimi cele?

3. Czy agencja posiada doświadczenie w branży klienta?

Istnieją agencje specjalizujące się w określonych branżach. Posiadają one doświadczenie z innych realizacji oraz znają specyficzne uwarunkowania rynku. Jest to niezaprzeczalna zaleta, gdyż klient nie będzie musiał poświęcać czasu na uczenie wykonawcy jak działa jego biznes. Czasami firma nie posiada doświadczenia idealnie dopasowanego pod klienta – niemniej jednak ważna jest także praktyka przynajmniej w podobnej branży.

Niemniej jednak powyższe podejście nie zawsze jest dobre. Czasem warto zaryzykować i wybrać agencję która dopiero stawia swoje pierwsze kroki w naszej branży. Nie będzie skażona wcześniejszymi doświadczeniami – spojrzy z zewnątrz (out of the box) na nasz biznes, wnosząc powiew świeżych pomysłów i zaangażowania.

4. Czy agencja realizowała podobny projekt pod względem skali, stopnia skomplikowania etc.?

Tak jak dla rolników zbyt duże zbiory powodują klęskę urodzaju, tak podobna sytuacja może zaistnieć w przypadku mniejszej agencji. Pozyskanie dużego klienta z wysokim stopniem skomplikowania projektu (duża skala, wyzwania technologiczne czy funkcjonalne) może pogrążyć niedoświadczony zespół powodując spadek jakości lub wydłużenie realizacji. Warto więc sprawdzić czy agencja realizowała wcześniej podobne projekty czy może na naszym uczyć się będzie jak skutecznie obsłużyć większego klienta. Ktoś będzie musiał za tą naukę przecież zapłacić.

Sposób prowadzenia projektu i podejście do realizacji

W świecie prowadzenia projektów IT istnieje całe mnóstwo różnych koncepcji realizacji postawionych przed nami zadań. Zwykle agencje preferują określony styl samego prowadzenia projektów, sposób projektowania funkcjonalnego czy przeprowadzania etapu wdrożenia. Na co więc zwrócić uwagę?

1. Czy agencja korzysta z metodyki zarządzania projektem? Jak wygląda projektowanie funkcjonalne, graficzne i etap wdrożenia?

Nawet przy realizacji mniejszych projektów warto zainteresować się podejściem agencji do prowadzenia projektu. Być może w naszej organizacji korzystamy z jakiejś metodyki, którą można przenieść na wdrożenie sklepu lub serwisu internetowego – dobrze więc spytać czy agencja jest w stanie się do niej dopasować.

Obecnie w świecie internetowego IT prym wiodą metodyki zwinne (np. Agile, Scrum), a w przypadku projektowania jedną z najbardziej popularnych jest User Centered Design czyli projektowanie zorientowane na użytkownika.

2. Czy agencja zapewni dedykowanego Project Managera do obsług projektu?

Dobrą praktyką jest posiadanie indywidualnego kierownika projektu, który po stronie agencji od początku do końca pokieruje projektem. Zaangażowanie takiej osoby to ponadprzeciętna wartość – klient posiada tylko jedną osobę z którą kontaktuje się we wszystkich kwestiach projektowych. Wprowadzanie kolejnych osób do komunikacji lub zmiana Project Managera na kolejnych etapach, to świadome proszenie się o kłopoty i wprowadzanie niepotrzebnego chaosu.

3. Jakim zespołem dysponuje agencja? Kto będzie zaangażowany do realizacji projektu? Czy wszystkie prace będą prowadzone w agencji?

Siłą agencji są ludzie w niej pracujący. Dociekliwy klient zawsze zada pytanie o osoby które planowane są do realizacji projektu. Jakie posiadają doświadczenie? Jakie projekty wcześniej wykonali? Wbrew pozorom znaczenia może być nawet w tym czy – pisząc kolokwialnie – pomiędzy klientem a zespołem „jest chemia”.

Dobrze również zainteresować się czy wszystkie prace na kolejnych etapach będą wykonywane wewnątrz agencji, czy planowane jest korzystanie z zewnętrznych podwykonawców. Częstą praktyką jest przekazywanie niektórych z etapów (zwłaszcza IT) podwykonawcom. Nie jest to praktyka naganna, niesie ze sobą jednak pewne zagrożenia – warto zapytać agencję czy są jej świadomi oraz w jaki sposób planują je minimalizować.

Wybór technologii wdrożenia

Nawet najładniej zaprojektowany serwis w warstwie front-end nie osiągnie sukcesu bez zapewnienia technologii back-endu. Kluczowe w realizacji projektów jest pogodzenie aspiracji projektantów funkcjonalnych i graficznych z możliwościami technologicznymi. W tym zakresie warto zadać kilka podstawowych pytań.

1. Czy agencja poleca rozwiązanie open-source czy może zamkniętą technologię? Jakie są koszty dodatkowe np. ewentualnych licencji, abonamentów etc.?

Niezależnie czy planujemy wdrożenie sklepu czy serwisu internetowego jednym z podstawowych wyzwań będzie wybór silnika technologicznego oraz ponoszenia ewentualnych kosztów dodatkowych. Na rynku istnieją agencje posiadające własne rozwiązania (np. dedykowane CMSy), jak również preferujące wdrożenia w oparciu o systemy open-source. Plusy i minusy każdego z rozwiązań, to temat zupełnie na osobny artykuł. Warto jednak zadać pytanie dlaczego agencja rekomenduje określone podejście oraz jakie niesie ono ze sobą ewentualne zagrożenia.

2. Jak duże doświadczenie posiada agencja we wdrażaniu rekomendowanej technologii?

Doświadczenie w IT jest jedną z kluczowych kompetencji. To, czy agencja „zjadła zęby” na danym oprogramowaniu, czy może dopiero rozpoczyna przygodę z nowym i nieznanym systemem jest bardzo ważną informacją. Dość obiektywnym sposobem pomiaru tego aspektu jest zaangażowanie agencji w działalność edukacyjną (np. czy jej pracownicy biorą udział w spotkaniach branżowych doskonaląc swoją wiedzę o danej technologii) lub posiadanie certyfikowanych specjalistów. W przypadku chociażby silnika sklepów Magento ścieżka certyfikacji jest dość skomplikowana i świadczy o klasie pracowników.

Podsumowując – pytaj, pytaj i jeszcze raz pytaj

Zadawanie pytań i dociekliwość na etapie wyboru oferty, to nie tylko przywilej ale obowiązek klienta. Nawet jeżeli terminy są napięte warto przeznaczyć kilka godzin więcej na doprecyzowanie spornych lub wątpliwych kwestii. Każda minuta więcej spędzona na wyspecyfikowaniu wymagań i możliwości niesie ze sobą liczone w godzinach oszczędności w trakcie realizacji wdrożenia.

 

Głodny więcej wiedzy od Ideacto? Pobierz naszą Biblię Jakości!

biblia_jakosci (1) Biblia Jakości to zbiór checklist – know-how Ideacto w zarządzaniu projektami internetowymi. Stworzone przez nas checklisty odnoszą się do każdego etapu budowania serwisu internetowego. Pobierz już teraz – same dobre praktyki i 100% naszego doświadczenia!