Kochajmy się jak bracia, a liczmy się jak… Ano właśnie, jakie są modele rozliczeń na styku klient – agencja i w jaki sposób wybrać odpowiednie rozwiązanie aby obie strony były usatysfakcjonowane? W przypadku wycen dla serwisów internetowych i systemów eCommerce oprzeć możemy się na dwóch popularnych rozwiązaniach: wyceny według stałej ceny (fixed-price) lub rozliczenie godzinowe (time&material).

Artykuł ukazał się pierwotnie w numerze grudzień 2014-styczeń 2015, 6(19)/2014 magazynu Online Marketing Polska (o-m.pl). Chcesz pobrać jedno z poprzednich wydań Magazynu? Kliknij: bit.ly/OMP_egzemplarz_pokazowy  

Wyceny serwisów internetowych i eCommerce w modelu fixed-price

Przystępując do wyceny serwisów internetowch czy projektów eCommerce można spotkać się z dwoma, głównymi podejściami: wycena według stałej ceny (fixed-price) lub rozliczenie godzinowe (time&material). Każdy ze sposobów niesie ze sobą określone plusy i minusy, a ich wybór często pociąga za sobą konsekwencje w wyborze metodyki prowadzenia projektu.

Klasyczna forma wyceny według stałej ceny to najczęściej stosowane podejście do realizacji projektu. Najczęściej proces sprzedażowy rozpoczyna zebranie wymagań klienta w formie briefu, a następnie konsultacji (debriefu) z agencją. Etap konsultacji jest szczególne ważny i wymaga od agencji podejścia eksperckiego oraz wcielenia się w rolę doradcy – konsultanta. Agencja powinna pamiętać, że nie zawsze klient jest ekspertem w dziedzinie tworzenia oprogramowania i także do jej zadań należy nie tylko „ślepe” przyjmowanie argumentów ale także ich konfrontowanie z rzeczywistością.

W przypadku serwisów internetowych czy e-sklepów mamy do czynienia ze skomplikowanymi wdrożeniami. Nie dość, że świat on-line zmienia się bardzo szybko i wymaga sprawnego zarządzania zmianami w systemie, to niektóre z funkcji mogą być rozumiane zupełnie odmiennie przez zamawiającego i wykonawcę – są one niestety często definiowane na zbyt dużym poziomem ogólności. Przykładowo czym jest oddanie „gotowego”, działającego serwisu eCommerce? Czy aby na pewno „gotowy” oznacza system z wprowadzonym contentem czy może klient będzie musiał sam go stworzyć i uzupełnić? Czy „gotowy” system to działające rozwiązanie na serwerze testowym agencji czy już zainstalowana i przetestowana aplikacja na serwerze docelowym?

Ograniczenie niepewności przy wycenie

Duży poziom ogólności w zdefiniowaniu wymagań wobec systemu to także konieczność założenia marginesu bezpieczeństwa (oszacowania ryzyka) po stronie agencji. Im większy poziom niepewności, tym większy „widełki” w wycenie powodujące wzrost finalnej ceny. Nie jest niczym zaskakującym kiedy wycena zawiera w sobie nawet 20-50% bufor na nieprzewidziane sytuacje.

Jak więc zabezpieczyć się przez pułapką braku zdefiniowanych wymagań i ograniczyć poziom ryzyka do minimum? Najprościej, gdy agencja zadaje trafne pytania i uzyskuje satysfakcjonujące odpowiedzi. Pracują z klientami w Ideacto oraz w Divante zebraliśmy około 200 pytań w formie kwestionariusza – jest to dokument który definiuje biznes klienta od strony funkcjonalnej i technicznej. Udostępniliśmy go publicznie do pobrania pod linkiem http://bit.ly/1tn1mAc

Oprócz wypełnienia kwestionariusza (samodzielnie przez klienta lub w formie warsztatów wraz z zespołem ekspertów z agencji) warto przeznaczyć część budżetu na etap przed-projektowy – analizę funkcjonalną i techniczną. Podczas tego etapu podczas wspólnych warsztatów wypracowany zostaje opis funkcjonalny systemu zawierający jak najdokładniejszy opis funkcji. Często również jest to dobry czas na przeprowadzenie analiz integracji z zewnętrznymi systemami, czy migracji danych z już używanego rozwiązania. Na podstawie takiego spójnego dokumentu wycena jest już przyjemnością i umożliwia znaczną redukcję ostatecznie przedstawionego budżetu projektu – wszak większość ryzyka została zredukowana do niezbędnego minimum.

A może bardziej elastycznie? Model wyceny time&material

Omówiona wycena fixed-price stosowana jest najczęściej na polskim rynku. Wiąże się ona jednak z określonymi ograniczeniami, których obie strony (agencja oraz klient) powinny być świadome.  Może wymienić m.in.:

  • dość długi czas poświęcony na etap analizy przedwdrożeniowej (analiza funkcjonalna i techniczna),
  • konieczność realizacji z góry zdefiniowanego systemu – projekt jest mało elastyczny na zmiany w trakcie jego prowadzenia,
  • zapewnienie dość dużego poziomu wiedzy po stronie klienta – klient musi wiedzieć czego chce, jakie są jego oraz rynku finalne wymaganie.

Te ograniczenia powodują, że wycena według stałej ceny świetnie sprawdza się w przypadku systemów których istotną częścią nie jest innowacyjność. Przykładowo projekt sklepu internetowego jest o wiele bardziej określony niż chociażby stworzenie nowego systemu do obsługi finansowo-księgowej w modelu SaaS. W e-sklepie chociażby koszyk jest… jak każdy widzi i wszyscy mamy świadomość jak on działa. Nie ma wiec niedomówień i zupełnie nowych funkcjonalności wprowadzony na rynek na potrzeby projektu.

Prostota modelu fixes-pricekończy się więc w sytuacji w którym na starcie spotykamy się z niedookreślonymi wymaganiami oraz brakiem finalnej wizji systemu. Takie sytuacje dotyczą właśnie projektów z wysokim poziomem innowacyjności czy pracą w branżach wymagających ciągłych zmian i dostosowania systemu do wymagań zmieniającego się rynku jeszcze w trakcie prac wdrożeniowych. Dotyczy do również sytuacji w których czas przeznaczony na analizę przedwdrożeniową będzie bardzo długi i stanie się nieakceptowalny – chociażby w przypadku projektów z integracją z różnymi systemami zewnętrznymi i współpracą kilku podwykonawców. Wycena w modelu stałej ceny powodowałaby konieczność zapewnienia wysokiego buforu na ryzyko, co powoduje ogromny wzrost kosztów projektu.

Time&material czyli przede wszystkim zaufanie

Panaceum na problem wysokiego stopnia niedookreślenia systemu jest model wyceny time&material. Takie podejście zakłada rozliczenie za każdą godzinę przepracowaną przez zespół zaangażowany po stronie agencji do realizacji prac. Usługa zazwyczaj fakturowana jest na koniec miesiąca na postawie liczby godzin pomnożonej przez ustaloną stawkę godzinową.

Model ten niesie ze sobą konkretne korzyści dla agencji i klienta:

  • start prac możliwy jest bardzo szybko, jeszcze przed ukończeniem finalnej specyfikacji systemu,
  • projekt jest wysoko elastyczny na zmiany, które wprowadzane mogą być w zasadzie w każdy momencie,
  • potencjalnie niższa cena niż przy fixed-price w związku z ograniczeniem ryzyka po stronie agencji praktycznie do zera.

Oczywiście oprócz korzyści model ten niesie ze sobą zagrożenia i ryzyka. Często komunikowaną obawą jest nieznajomość finalnych kosztów całości wdrożenia – co ograniczyć można przez wstępną estymację ilość roboczogodzin przed uruchomieniem projektu. Wymagana jest  również wysoka świadomości po stronie klienta oraz co jest podstawą tego modelu – duże zaufanie do działań agencji. Klient musi zawierzyć w jej profesjonalizm oraz rzetelność w rozliczeniu godzinowym, co w polskiej rzeczywistości nie jest sprawą prostą… Pewnie też dlatego projekty time&material cieszą się o wiele większą popularnością wśród klientów zagranicznych.

Model time&materiald ość naturalnie wymusza także prowadzenie go z wykorzystaniem metodyk zwinnych w typie Agile (Scrum, XP) oraz stosowanie tzw. programowania narastającego (incremental development) – w trakcie cyklicznych spotkań całego zespołu ustalane są kolejne iteracje prac mające na celu dopracowanie już stworzonych funkcjonalności lub wykreowanie nowych. W przypadku zaś zastosowania fixed-price raczej wykorzystuje się metodyki z gatunku modeli kaskadowych (waterfall) zakładających realizację kolejnych faz projektu po kolei, bez powrotu do poprzednich etapów na skutek np. zmiany wymagań. Oczywiście nie jest to wymagane – nic nie stoi na przeszkodzie, aby także tutaj stosować bardziej elastyczne podejście Agile, aczkolwiek będzie ono dość ograniczone.

Co wybrać? Jak żyć?

Wybór pomiędzy fixed-price a time&material nie jest prosty – każdy model niesie ze sobą określone korzyści i zagrożenia. Rozliczenie godzinowe jest również trudniejsze do zaakceptowania przez osoby decyzyjne w organizacjach po stronie klienta. Często więc będzie wymagało przeprowadzenia „batalii edukacyjnej” mającej na celu przekazanie informacji dlaczego akurat ten model jest bardziej właściwy do realizacji projektu.

W podjęciu decyzji może pomóc poniższa tabelka podsumowująca rozważania zamieszczone w tym artykule. Chociaż – upraszczając – specyfika oraz stopień sformalizowania projektu powinien z góry definiować właśnie wybór metody rozliczeń.

 

STAŁA CENA
fixed-price
ROZLICZENIE GODZINOWE
time&material
rodzajprojektu projekty z góry określone, mniejszy poziom innowacyjności projekty o wysokiej zmienności i innowacyjności
koszty przedprojektowe dość długi czas na analizę przedwdrożeniową krótki czas analizy lub w ogóle jej brak
elastycznośćna zmiany mała elastyczność na zmiany w trakcie trwania projektu wysoka elastyczność– w zasadzie nieograniczone zmiany w trakcie trwania projektu
udział ryzyka
w cenie
konieczność zapewnienia „buforu bezpieczeństwa” na ryzyko podnosi cenę całego projektu praktyczny brak ryzyka po stronie agencji powoduje mniejszą wycenę za godzinę pracy
metodyka prowadzenia projektu stosowane klasyczne metodyki waterfall oraz Agile wyłącznie metodyki zwinne Agile
kompetencje po stronie klienta konieczność dość dużych kompetencji „twardych” w celu określenia od razu finalnego kształtu systemu mniejsze kompetencje „twarde” na rzecz wskazania kierunku i wizji rozwoju projektu

 

 

Głodny więcej wiedzy od Ideacto? Pobierz naszą Biblię Jakości!

biblia_jakosci (1) Biblia Jakości to zbiór checklist – know-how Ideacto w zarządzaniu projektami internetowymi. Stworzone przez nas checklisty odnoszą się do każdego etapu budowania serwisu internetowego. Pobierz już teraz – same dobre praktyki i 100% naszego doświadczenia!