Pisanie brief`ów projektów często sprawia problem osobom, które poszukują wykonawców do zaplanowanych projektów. Jest to pierwszy krok, jaki powinna zrobić każda firma, która chce przesłać zapytanie ofertowe do firmy technologicznej. Znacznie ułatwi to handlowcom zdobycie ogólnych informacji o potrzebach klienta i określenie, czy firma, do której zapytanie zostało przesłane, posiada kompetencje i możliwości na realizację projektu.

Zleceniodawcy często mają problem z zebraniem w jednym miejscu podstawowych informacji o projekcie, które będą umożliwiały określenie jego rodzaju i zakresu. Nie są pewni, które informacje są istotne lub zapominają o nich, co na późniejszym etapie może spowodować, że przygotowana wycena i oferta całkowicie rozmija się z realnymi potrzebami.

Brief, w bardzo dużym skrócie, powinien zawierać informacje o tym co powinno zostać zrealizowane – dlaczego, oraz jaki efekt miałby zostać uzyskany. Oczywiście każdy brief będzie różnił się między sobą w zależności od rodzaju projektu, którego będzie dotyczył. Inne informacje znajdą się w dokumencie dotyczącym prac usability, projektowania graficznego, czy typowo technologicznym zapytaniu na stworzenie sklepu internetowego. Przedstawiona poniżej lista jest wyłącznie podstawą, którą można rozszerzać w zależności od typu projektu.

Lista informacji niezbędnych w briefie:

  1. Określenie zakres projektu, czyli podstawowa informacja, która musi znaleźć się w briefie.
  2. Opis firmy –  krótka informacja na temat samej firmy i branży, w której działa.
  3. Opis grupy docelowej projektu.
  4. Cele realizacji projektu (np. udostępnienie informacji o produktach, poprawa wizerunku, zwiększenie rozpoznawalności w sieci itd.).
  5. Jeśli obejmujący zapytanie projekt dotyczy redesignu, warto wspomnieć, jakie są jego powody. Przy tej okazji warto wspomnieć o miejscach, które wymagają szczególnej uwagi i poprawy.
  6. Opis zawartości serwisu/sklepu www, który ma zostać zaprojektowany, a następnie wdrożony. Jeśli  w momencie poszukiwania wykonawcy projektu jest już gotowa architektura informacji, będzie ona pomocnym narzędziem podczas analizy projektu.
  7. Wymagania technologiczne, jakie są stawiane przed wykonawcą, informacja o niezbędnych integracjach z systemami zewnętrznymi. Jeśli znane są już założenia, co do działania pewnych funkcjonalności, ich opis także może znaleźć się w tym dokumencie.
  8. Sposób realizacji. Istnieją różne podejścia do realizacji projektów IT, może to odbywać się kaskadowo lub w sprintach. Z wykorzystaniem metodyk zwinnych lub np. Prince 2. W tym punkcie warto także określić oczekiwania co do wyglądu współpracy (form raportów, spotkań).
  9. Oczekiwane efekty prac.
  10. Termin rozpoczęcia prac i czas realizacji, który jest bardzo istotną informacją pod kątem planowania zasobów w firmach oraz określenia możliwości realizacji.
  11. Budżet – kolejna ważna kwestia przy planowaniu projektu, o której nie wszyscy chcą rozmawiać. Warto podzielić się chociaż widełkami cenowymi, które są przewidziane na realizację projektu. Więcej o tym, w jakim celu firmy pytają o budżet projektu możecie przeczytać we wpisie Marcina Cichonia – Dlaczego nie trzeba bać się pytania o budżet projektu.
  12. Termin, w jakim oczekujemy otrzymania oferty, oraz nasze oczekiwania co do jej zawartości. Istotne jest tutaj jakie czynniki będą brane pod uwagę podczas wyboru wykonawcy i pod tym kątem można zasugerować firmom przygotowanie oferty (np. umieszczenie informacji o doświadczeniu w podobnej branży, przygotowanie harmonogramu itd.).Ułatwi to późniejsze porównywanie ofert i ich lepszą ocenę.

Brief powinien stanowić wyłącznie podstawę do dalszych rozmów pomiędzy zlecającym a potencjalnym wykonawcą. Dobry handlowiec wraz ze swoim zespołem zawsze będzie w stanie doprecyzować przekazane informacje i zauważyć istotne dla projektu czynniki.

Więcej informacji na temat brief`u e-commerce możecie także przeczytać we wpisie Tomka Karwatki – Jak przygotować brief na e-commerce