Jednym z elementów skutecznego zarządzania projektami jest stosowanie lessons learned, czyli gromadzenie i rozpowszechnianie doświadczeń i pomysłów na usprawnienia, jakie pojawiają się w trakcie projektu.

Metodyki zarządzania projektami, zarówno klasyczne, jak i zwinne, opisują mniej lub bardziej szczegółowo, jak taki proces gromadzenia wiedzy powinien być prowadzony. Nie zamierzam tu powielać tych ustaleń, lecz chcę podzielić się kilkoma refleksjami i własnymi doświadczeniami w tym zakresie.

Pamięć mam dobrą, ale krótką

Lessons learned zazwyczaj organizowane są na zakończenie projektu lub – przy dłuższych projektach – kolejnego etapu. Moim zdaniem, lepszym rozwiązaniem jest ciągłe prowadzenie ich rejestracji w trakcie realizowanych działań. Czas powoduje bowiem, że wiele pomysłów lub obserwacji umyka naszej uwadze, wypierane przez inne, bieżące wydarzenia. Dlatego w swoich projektach staram się prowadzić takie rejestry na bieżąco. Przydatnym narzędziem są tu Google Docs, pozwalające tworzyć arkusze, udostępniane innym członkom zespołu projektowego. Każdy może wtedy wpisywać swoje obserwacje i pomysły na usprawnienia, kiedy tylko się one pojawią. Pod koniec projektu warto je omówić i przekazać dalej.

lessons learned2Przykład arkusza, wykorzystywanego do gromadzenia doświadczeń w trakcie projektu.

„Rozchodzi się jednak o to, aby te plusy nie przesłoniły wam minusów” – czy może odwrotnie?

Ważną wskazówką przy gromadzeniu lessons learned jest, aby nie skupiać się wyłącznie na tym, co nam nie wyszło. Równie istotne jest odnotowywanie i przekazywanie innym rozwiązań, które się sprawdziły. Po pierwsze, buduje to morale zespołu, który dostrzega dzięki temu nie tylko swoje niepowodzenia, ale też sukcesy. Po drugie, taki zestaw dobrych praktyk staje się przydatnym drogowskazem przy kolejnych projektach, dzięki czemu część prac może iść sprawniej. Dlatego też zawsze, gdy podsumowujemy nasze działania, pytajmy – siebie i innych – „Co nam się udało?” równie często, jak: „A co nam się nie udało?”.

Nieważna forma, ważna treść

Tym, co zniechęca wielu do prowadzenia rejestru lessons learned, jest formalizacja tego procesu, zwłaszcza gdy projekt realizowany jest zgodnie z metodyką Prince2 czy PMI. Wypełnianie kolejnych rubryk tabeli kojarzy się ze zbędną biurokracją, zniechęca też do korzystania z gotowego dokumentu. Dlatego ważne jest, aby szukać innych, bardziej angażujących metod gromadzenia i szerzenia wiedzy. Przydatne tu mogą być organizowane na szybko burze mózgów (zwłaszcza tuż po zakończeniu jakiegoś etapu prac, spotkaniu z klientem, prezentacji rezultatów etc.), konkursy na jak największą liczbę uwag/usprawnień, wybory najciekawszego ulepszenia itd. Naprawdę, nieważne jest, w jaki sposób zbieramy te informacje – ważne, aby one napływały i były rejestrowane, a rolą Project Managera jest ułatwienie i uatrakcyjnienie tego procesu.

lessons learned1Przykład efektów burzy mózgów nad lessons learned: pozytywne i negatywne doświadczenia są grupowane, na ich podstawie generowane są pomysły na usprawnienia.

Podobnie jest z prezentacją ustaleń – raport, liczący kilkanaście lub (o zgrozo) kilkadziesiąt stron/slajdów, przeczytają tylko najwytrwalsi. Lepszym rozwiązaniem mogą być np. wewnątrzfirmowe newslettery, opisujące w skrócie dane zagadnienie, z linkiem do bardziej szczegółowych materiałów. Z braku newslettera, rozwiązaniem może być zwykła tablica korkowa, na której umieszczane są krótkie historyjki, opisujące zagadnienie i zastosowane rozwiązania. Aby uatrakcyjnić treść przekazywanej wiedzy, warto stosować storytelling, pozwalający budować angażującą fabułę i efektywniej przekazujący pożądane treści. Niezależnie od tego, jaką formę wybierzemy, ważne, aby była ona skuteczna, a nie stała się sztuką dla sztuki.

Chcesz dowiedzieć się więcej o lessons learned przy pracy w projekcie e-commerce? Napisz do nas.